医局秘書の仕事内容とは？

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女性に人気の職業の一つである医療事務ですが、実際どのような仕事内容なのか、業種未経験の方は詳しく概要を知りたい方も多いと思います。

今回、これまでhachiの実務経験のある医療事務職についてご紹介したいと思います。

hachiが経験したことのある医療事務は下記の二つです。

• 医局秘書
• 医師事務作業補助者

医療事務と聞くと受付や窓口にいる職員を想像するかと思いますが、これからご紹介する医療事務はそのどちらでもない業種になります。

今回は医局秘書の仕事内容を詳しくご紹介します。

医局秘書

さっそく、医局秘書という職種についてご紹介します。

あまり耳にすることがない職種だと思いますが、大学病院など大きな病院では”事務補佐員”として募集をかけられている職種と同じものになります。

医局秘書とはその名の通り、医局に在中し、担当の医師の秘書業務を行う職種の事です。

担当する医師の希望もさまざまなため、業務内容は多岐にわたります。

hachiが勤めていた職場では、担当医師約6名に対し下記の業務を担っていました。

業務内容は大きく上記の5つでしたが、医師の希望により学会資料の作成補助をすることもありました。上記の業務内容を詳しく説明していきます。

スケジュール管理

スケジュール管理はその名の通り、担当医師のスケジュールの管理です。医師は学会への参加やカンファレンス・医療機器メーカーや薬品業者との面会など多忙を極めています。

そのため、ダブルブッキング（予定が被る）する可能性があり、それを診療業務と並行して管理するのは大変なこともあるため、医師に代わりスケジュールを管理する秘書を付けていることが多いです。その秘書業務を担っていました。

中には、スケジュール自体は自身で管理するものの診療業務にあたっている内にスケジュールを忘れてしまうことも多いということで、予定直前のリマインド（お知らせ）だけ希望される医師もいました。

スケジュール管理の方法はさまざまと思いますが、hachiが勤めていた医局ではクラウド上で共有できるスケジュールアプリを利用してスケジュール管理を行っていました。

秘書自身も数名の医師のスケジュールを管理していて、リマインドを忘れてしまう可能性もあったため、hachiは個人用スケジュールにも平行して予定を管理するようにして、前日にアラームが鳴るように設定していました。

勤務管理

勤務管理業務では、医師の時間外勤務の申請や外勤に関する管理を行っていました。

hachiが担当していた医局は救急患者を受け入れる科に所属する医師が多数であった為、時間外勤務が発生することも多かったので、毎月時間外申請業務を行っていました。

その他に、大学病院などに勤めている医師は大抵関連病院へ外勤として診療にいく日があります。

週一回一日外勤として他病院へ行かれる場合は特に管理する必要はありませんが、週二回午後の診療のみ他病院へ行く場合は管理が必要でした。

管理が必要な理由としては、午前中は大学病院で勤務し、午後は他病院へ行かれるのですが、午前中の診療が長引き、午後の他病院での診療開始時間に間に合わないこともあったからです。

そのような時、医師に代わり他病院へ診療時間に間に合わない旨を連絡する役割を担っていました。

外来診療補助

皆さんも病院へ診療に行った時に診察室に案内してくれたり、検査室へ連れて行ったりしてくれる方を見かけたことはありませんか。

そのような仕事も担当していました。外来診療補助は医局秘書の業務としてはされない方も多いですが、hachiは医師の希望により担当していました。

補助内容も医師によりさまざまで、患者の呼込みと案内だけを希望される医師もいれば、検査のオーダー補助や同意書などの作成補助を希望される医師もいました。

それぞれの医師の希望に合わせ外来診療補助を担っていました。

各種手続き

普通の企業でも行われるような年末調整や健康診断、予防接種などはもちろん病院でも行われます。

医師も例外なく、それらの定期的な各種手続き等は行う必要があり、その手続きの補助を行っていました。

スケジュール管理に付随しますが、医師は多忙を極めているため、健康診断や予防接種の予定を取るにもスケジュールとのすり合わせが必要です。

そのため、手続きに際し予定の空き具合等も併せてお知らせを行っていました。

その他にも、医師たちは学会へ提出する書類等も多くあり、送付作業を補助することもありました。

医局への問い合わせ対応

hachiが勤務していた医局には他病院から症例紹介の相談も多々寄せられていました。

症例紹介とは、症状があり他病院へ受診したものの他病院では治療が困難なため、治療が可能な病院へ紹介するということです。

その電話の取り次ぎ業務も担っていました。

その他にも、担当医師へのアポイント対応も行っていました。

医師へは、薬品会社や医療機器メーカーなどからのアポイント依頼が寄せられます。

医師の都合にもよりますが、医療機器や薬品は医師が直接扱うものでもあるため、医師と業者間の面会は多々ありました。

その予定のすり合わせも担当しておりました。

まとめ

以上が医局秘書の仕事内容の全貌になります。

医療事務と聞くと窓口対応やレセプト業務が主流と捉えられがちですが、その他の職種もあることをご理解いただければ幸いです。